Supply Chain Assistant at International Rescue Committee

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

APERÇU DU POSTE

L’Assistant(e) Supply Chain soutient les opérations de la chaîne d’approvisionnement afin d’assurer un approvisionnement, une logistique et une gestion des stocks efficaces. Ce rôle est essentiel pour faciliter la livraison en temps opportun de l’aide humanitaire et des ressources vers les zones affectées. Il/elle travaille en étroite collaboration avec différents départements afin de coordonner les activités de la chaîne d’approvisionnement, maintenir des dossiers précis et garantir le respect des politiques et procédures de l’organisation.

RESPONSABILITÉS CLÉS

Procurement (Approvisionnement):

• Assister à l’approvisionnement des biens et services conformément aux SOP et protocoles de l’IRC.
• Préparer et traiter les bons de commande (PO) et garantir une documentation précise et en temps opportun.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs afin de garantir la livraison dans les délais et résoudre les écarts.
• Réaliser des études de marché pour identifier des fournisseurs potentiels et obtenir des devis.
• Contribuer à l’évaluation des performances des fournisseurs et maintenir une base de données des fournisseurs approuvés.
• Veiller à ce que les activités d’approvisionnement soient conformes aux exigences des bailleurs et aux normes organisationnelles.
• Coordonner avec le département finance afin de garantir le paiement des factures dans les délais.

2. Logistique:

• Coordonner le transport et la distribution des fournitures afin de garantir des livraisons dans les délais.
• Suivre l’état des expéditions et fournir des mises à jour régulières au Coordinateur Supply Chain.
• Assurer une documentation correcte de toutes les activités logistiques.
• Contribuer à l’élaboration de plans logistiques pour soutenir la mise en œuvre des projets.
• Superviser les activités de chargement et déchargement afin d’assurer une manipulation appropriée des biens.
• Travailler avec les transporteurs afin de négocier des conditions et des tarifs avantageux.
• Gérer les défis logistiques et proposer des solutions pour améliorer l’efficacité.

3. Gestion des stocks:

• Maintenir des registres d’inventaire précis et effectuer des contrôles réguliers.
• Assister à la gestion des opérations d’entrepôt en assurant un stockage et une manipulation appropriés.
• Préparer et soumettre les rapports d’inventaire selon les besoins.
• Surveiller les niveaux de stock afin d’éviter les ruptures ou les surplus.
• Mettre en œuvre et suivre l’utilisation des systèmes de gestion des stocks.
• Effectuer des inventaires physiques périodiques et réconcilier les écarts.
• Veiller à ce que toutes les pratiques d’inventaire respectent les normes de sécurité et réglementaires.

4. Conformité et reporting:

• Veiller à ce que toutes les activités supply chain respectent les politiques organisationnelles et les exigences des bailleurs.
• Travailler avec le personnel procurement pour maintenir des dossiers et rapports complets sur les activités.
• Assister aux audits et garantir la disponibilité de la documentation.
• Contribuer à l’élaboration des procédures opérationnelles standard.
• Participer à la préparation de rapports et présentations.
• Garantir l’intégrité et la confidentialité des données.
• Suivre les indicateurs de performance (KPI) des fournisseurs.

5. Coordination et communication:

• Travailler étroitement avec les équipes programmes pour comprendre leurs besoins et fournir un soutien opportun.
• Coordonner avec la finance, l’administration et les autres départements.
• Communiquer efficacement avec toutes les parties prenantes, y compris les fournisseurs et le personnel de terrain.
• Participer aux réunions de coordination et fournir des mises à jour.
• Maintenir des relations de travail solides avec les partenaires internes et externes.
• Faciliter des sessions de formation sur les procédures supply chain.
• Répondre aux demandes d’information en temps opportun.

Relations de travail clés

• Relevant de : Coordinateur Supply Chain
• Supervision directe : Aucune
• Autres contacts internes et externes
• Interne
• Externe

Exigences

Formation

• Licence en Supply Chain, Logistique, Administration ou domaine connexe.
• Certifications supplémentaires : un atout.

Expérience

• Minimum 1 à 2 ans en supply chain, logistique ou procurement, idéalement dans le secteur humanitaire.
• Expérience dans un environnement multiculturel et dynamique : un atout.
• Expérience avec les systèmes de gestion des stocks et logiciels d’approvisionnement souhaitée.
• Connaissance des règles d’expédition internationale et douanières.

Compétences et aptitudes

• Excellentes capacités organisationnelles et de gestion du temps.
• Excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles.
• Maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Connaissance des logiciels de supply chain est un atout.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches.
• Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes.
• Attention aux détails et rigueur.

Langue

• Français
• La maîtrise de l’anglais (écrit et oral) est un atout mais non obligatoire.

Environnement de travail

Certaines régions du pays connaissent un conflit actif avec risque d’expansion. Le personnel doit respecter toutes les politiques de sécurité de l’IRC. La sécurité sera discutée lors du processus de recrutement.

PROFESSIONAL STANDARDS

All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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