Procurement Officer at International Rescue Committee

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

APERÇU DU POSTE

Le Procurement Officer est responsable de la coordination et de la gestion efficaces des fonctions d’approvisionnement pour le bureau de l’IRC. Le titulaire du poste assure l’approvisionnement en fournitures, services et équipements des programmes tout en garantissant les bonnes pratiques et la conformité des dossiers aux exigences d’audit. Vous veillez à ce que tous les achats soient réalisés de manière transparente, au meilleur prix possible, et conformément aux politiques et procédures d’approvisionnement de l’IRC et des bailleurs.

RESPONSABILITÉS:

1. Planification des achats & Approvisionnement:

• Responsable de la mise en œuvre du plan d’approvisionnement et de la stratégie afin d’assurer que tous les besoins sont satisfaits à temps conformément aux standards GSC et des bailleurs, le titulaire du poste devra :
• Appuyer le développement des spécifications d’achat
• Traiter les demandes d’achat approuvées via le logiciel d’approvisionnement en garantissant l’exactitude des données
• Initier et traiter les demandes de cotation (RFQ) et les appels d’offres (RFP)
• Former et certifier les membres du comité d’achat et participer aux réunions et évaluations d’appel d’offres
• Préparer les analyses d’offres et autres documents d’appel d’offres
• Conduire des négociations transparentes et documentées avec les fournisseurs
• Examiner les documents d’approvisionnement pour en vérifier l’exactitude avant validation du paiement
• Coordonner avec la finance, les grants et les programmes pour garantir un processus fluide et rapide

3. Gestion des contrats

• Diriger le processus contractuel conformément aux procédures Global Supply Chain
• Préparer et exécuter les contrats pour les fournisseurs retenus
• Renouveler les contrats et accords-cadres en temps opportun
• Exécuter les contrats selon les indicateurs de performance

4. Gestion des fournisseurs

• Gérer les relations fournisseurs et leur performance afin de garantir le respect des SLA
• Maintenir les dossiers et la documentation des fournisseurs
• Suivre et documenter la performance des fournisseurs
• Maintenir les fiches d’évaluation fournisseurs

5. Conformité et éthique

• Identifier et analyser les risques de conformité dans les processus d’approvisionnement
• Mettre en œuvre la diligence raisonnable des fournisseurs (références, visites, etc.)
• Fournir un appui constant aux départements pour assurer la conformité
• Identifier et signaler les alertes d’approvisionnement
• Mettre en œuvre les plans d’action correctifs (CAP)

6. Reporting

• Préparer et soumettre des rapports mensuels précis dans les délais
• Appuyer la préparation et la mise à jour des plans d’approvisionnement
• Soumettre la liste mensuelle des engagements
• Produire les rapports de suivi des achats

EXIGENCES

Formation : Diplôme en Administration des affaires / Comptabilité ou domaine logistique

Expérience:

• 3-4 ans d’expérience en supply chain (achats)
• Expérience ONG souhaitée

Compétences:

• Connaissance des procédures d’approvisionnement
• Expérience avérée en supply chain y compris planification, achats et logistique
• Bon collaborateur avec solides compétences relationnelles et analytiques
• Connaissance des stratégies et plans d’approvisionnement et analyse de marché
• Bonnes compétences de négociation
• Excellentes capacités en analyse de marché et sourcing
• Capacité à travailler efficacement dans une structure matricielle
• Bon niveau en mathématiques

Exigences linguistiques:

• Français
• L’anglais courant est un atout mais non obligatoire

RELATIONS DE TRAVAIL

• Relève de: Procurement Manager
• Autres contacts internes et externes
• Interne: personnel programme, opérations et supply chain
• Externe: fournisseurs et prestataires

Environnement de travail

Conflit actif dans certaines zones nécessitant le respect strict des politiques de sécurité IRC

PROFESSIONAL STANDARDS

All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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