Archive Officer at Save the Children

Overview

L'archiviste aura pour mission de garantir et de contrôler l'accès sur le long terme à l'information enregistrée sous forme physique et numérique de la base où il sera affecté. Il sera le gardien des archives dont il aura la charge, il en assumera la conservation, la diffusion et la valorisation :
1. Il devra assurer l’intégrité et l’authenticité des documents archivés physiques et numériques ;
2. Il devra respecter le principe de provenance et l’ordonnancement initial des documents en s’assurant notamment que les clés de recherche sont clairement définies ;
3. Il devra préserver les documents de façon qu’ils restent utilisables continuellement

Role

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :

• Lire et comprendre Clairement le manuel Financier, Admin/RH et Logistique qui serviront de base à l’archivage de la base
  • Coordonner avec l’équipe en charge la revue des archives physiques de la base, les catégoriser par département, importance et dates.
  • Identifier les documents physiques à archiver et ceux à détruire.
  • Coordonner la procédure de destruction des documents physiques
  • Comprendre le fonctionnement et la structure du système centralisé d’archivage électronique.
  • Participer au déploiement du système d’archivage au niveau de la base selon les normes de la Finance, des Admin/RH et de la logistique.
  • Etant responsable de l’archivage électronique, il devra coordonner la numérisation des dossiers de la finance, des admin/RH ainsi que de la logistique suivant le système centralisé d’archivage électronique
  • Procéder à la numérisation des dossiers physiques et s’assurer qu’un rapport quotidien sur le progrès est envoyé au line manager et au matrix manager
  • Faire un rapport sur les points à améliorer et documenter la procédure d’archivage électronique une fois que le système sera déployée au niveau de la base.
  • Devra travailler en étroite collaboration avec son line manager ou tout autre agent de la Finance, des admin/RH ou de la logistique pour recevoir et valider les nouveaux dossiers qui seront prêts pour l’archivage